Kombilizenz oder Reprographie - Erklärung? – beide Optionen für Sie klar erklärt
Bevor Sie Ihre Jahreserklärung bei Reprobel einreichen, sollten Sie sich zehn Minuten Zeit nehmen, um diesen Text gründlich zu lesen. Dies ist wichtig für ein Unternehmen, einen Selbstständigen, einen Freiberufler, eine gemeinnützige Organisation oder eine staatliche Einrichtung, um in Kenntnis der Sachlage die richtige Melde- und Lizenzformel mit Reprobel für ein bestimmtes Referenzjahr zu wählen.
Eine freie, aber nicht unverbindliche Wahl
Auf dem Meldeportal von Reprobel können Sie als Unternehmen, Selbständiger, Freiberufler, gemeinnützige Organisation oder staatliche Einrichtung zwischen der kombinierten Lizenz (digital und Papier) oder einer Reprographie-Meldung (Papier) wählen. Wir erläutern Ihnen den Unterschied zwischen den beiden Optionen ausführlich. Überlegen Sie sich Ihre Wahl sorgfältig und recherchieren Sie vorher gründlich, ob externe urheberrechtlich geschützte Texte und Bilder in Ihrer Organisation tatsächlich verwendet werden, sowohl in digitaler als auch in gedruckter Form. Es steht Ihnen also frei, sich für eine der beiden Möglichkeiten zu entscheiden, aber Reprobel kann Ihre Erklärung überprüfen und gegebenenfalls anfechten. Unrichtige oder unvollständige Erklärungen oder nachgewiesene Urheberrechtsverletzungen können Sanktionen nach sich ziehen. Schließlich ist das Urheberrecht ebenso wie das Marken- oder Patentrecht ein Recht des geistigen Eigentums und damit ein „Verbotsrecht“. Sie dürfen daher keine externen urheberrechtlich geschützten Texte und Bilder ohne die ausdrückliche und spezifische Genehmigung des/der Rechtsinhaber(s) verwenden, es sei denn, das Gesetz sieht eine urheberrechtliche Ausnahme vor. Ihre Wahl ist also frei, aber nicht unverbindlich. Als Partner belgischer Unternehmen möchte Reprobel Ihnen einen maximalen Schutz gegen Urheberrechtsverletzungen bieten, und zwar mit der richtigen Formel, die auf Ihre tatsächliche Verwendung von externen, urheberrechtlich geschützten Texten und Bildern in einem bestimmten Referenzjahr zugeschnitten ist.
Urheberrecht in der digitalen Welt
Artikel XI.165, §1, Absätze 1 und 4 des belgischen Wirtschaftsgesetzbuches legt fest, dass Sie als Unternehmer für jede digitale Kopie, jeden Druck und jeden Scan von unternehmensexternen urheberrechtlich geschützten Texten und Bildern die Erlaubnis des/der Rechtsinhaber(s) – also eine Lizenz – benötigen. Das Gleiche gilt, wenn Sie diese Art von Werken intern oder extern digital kommunizieren, teilen oder verbreiten (z. B. per E-Mail, Intranet, Chat usw.), oder wenn Sie sie in eine physische oder digitale Präsentation einbinden. Übrigens gibt es keine gesetzliche Ausnahme vom Urheberrecht für das Zitieren durch Unternehmen. Die digitale Vervielfältigung von Teilen geschützter Texte und Bilder muss also ebenfalls über eine Lizenz geregelt werden. Lediglich für Fotokopien geschützter Werke gibt es eine gesetzliche Ausnahme: Sie können solche Fotokopien anfertigen, müssen dafür aber eine gesetzlich vorgeschriebene Erklärung gegenüber Reprobel abgeben und eine Reprographie-Gebühr entrichten.
Natürlich benötigen Sie keine Lizenz, wenn Sie das geschützte Werk selbst als Unternehmen geschaffen haben. Sie müssen die Arbeit dann vollständig selbst erstellt haben. Wenn Sie extern geschützte Texte oder Bilder verwenden, z. B. um einen eigenen Bericht zu erstellen, benötigen Sie dafür eine Lizenz.
In der heutigen digitalen Welt ist es sehr einfach, urheberrechtlich geschützte Texte und Bilder aus dem Internet in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Einrichtung weiterzuverwenden. Einige Beispiele. Ausschneiden und Einfügen von urheberrechtlich geschützten Texten und Bildern. Speichern eines interessanten Artikels im Internet auf einem Smartphone, Tablet, Computer oder Server. Digitales Teilen dieses Artikels mit Kollegen oder mit einem Berater außerhalb des Unternehmens. Ein Teams- oder Zoom-Meeting, bei dem externe, geschützte Texte und Bilder gezeigt werden. Einbinden eines geschützten Fotos von Google oder Bing in eine PowerPoint-Präsentation. Ausdrucken eines interessanten Berichts für das Durchlesen unterwegs im Zug. Posten von Karikaturen oder Zitaten in einer WhatsApp-Gruppe mit Kollegen.
Ein urheberrechtlich geschütztes Werk ist das Ergebnis einer schöpferischen oder intellektuellen Leistung und trägt den „persönlichen Stempel“ des Urhebers. Banale Werke ohne kreative oder intellektuelle Entscheidungen (wie Urlaubsfotos) sind nicht urheberrechtlich geschützt; viele andere Quellenwerke im Internet sind dies jedoch sehr wohl. Auch technische oder professionelle Dokumente können aufgrund ihrer spezifischen Struktur und Wortwahl geschützt werden – das Urheberrecht ist also nicht auf „künstlerische“ Werke beschränkt. Ein Werk muss nicht hinterlegt oder registriert werden, um urheberrechtlich geschützt zu sein. Der Schutz ist formfrei und gilt bis siebzig Jahre nach dem Tod des (am längsten lebenden) Urhebers. Das Urheberrecht schützt die spezifische Form des Werks – Sie dürfen das Werk in dieser spezifischen Form (z. B. durch Kopieren eines Textes oder wortwörtliche Übernahme eines Teils davon in einen anderen Text) nicht ohne die Erlaubnis des/der Rechtsinhaber(s) nutzen, es sei denn, das Gesetz sieht eine Ausnahme von dieser Regel vor. Typische Beispiele für urheberrechtlich geschützte Texte und Bilder sind Fachliteratur, wissenschaftliche und pädagogische Werke, Belletristik und Sachbücher, Kinderbücher, Comics, Blogs, Gedichte, Presseartikel, Fotos, Illustrationen, Grafiken, Karikaturen, Zitate und Liedtexte. Datenbanken können ebenfalls durch das Urheberrecht geschützt werden, unterliegen aber zusätzlich einer besonderen Gesetzgebung.
Sie können versuchen, für jede digitale Nutzung externer, urheberrechtlich geschützter Texte und Bilder selbst individuelle Lizenzen mit den jeweiligen Rechtsinhabern auszuhandeln, aber das kann eine echte Mammutaufgabe sein. Es gibt Millionen geschützter Quellenwerke im Internet, und jeden Tag kommen weitere hinzu. Viele Online-Quellen – denken Sie an ein Foto auf Google oder Bing – nennen weder den Namen noch die Kontaktdaten des/der Rechtsinhaber(s). Übrigens kann der Rechtsinhaber auch ein Ausländer sein. Daher ist es oft unklar, ob, wo und wie Sie eine Einzellizenz erwerben können. Es ist auch wichtig, die Lizenzbedingungen gründlich zu lesen, und die Rechtssprache macht dies nicht immer einfach. Außerdem sollten die Lizenzbedingungen restriktiv ausgelegt werden: Was der Rechtsinhaber nicht ausdrücklich und spezifisch genehmigt, ist verboten.
Wenn Sie Personal beschäftigen, wird die Sache noch schwieriger. Sie müssen dann sicherstellen, dass Sie für jede digitale Vervielfältigung, Kommunikation oder Präsentation externer urheberrechtlich geschützter Werke zur gewerblichen Nutzung durch jeden Ihrer Mitarbeiter eine schlüssige Einzellizenz abgeschlossen haben. Allerdings ist es aus technischen und datenschutzrechtlichen Gründen oft nicht möglich, die tatsächliche Nutzung externer geschützter Werke für Ihr Unternehmen oder Ihre Einrichtung vollständig zu erfassen.
Sie haben es vielleicht schon verstanden: Der Versuch, Urheberrechtslizenzen selbst zu beschaffen, kann in der digitalen Welt eine schwierige und zeitraubende Aufgabe sein. Dies ist auch nicht Ihr Kerngeschäft. Aus diesem Grund hat Reprobel die „kombinierte Lizenz“ entwickelt. Mit dieser Lizenz können Sie die meisten Formen der digitalen Nutzung von extern geschützten Texten und Bildern in einem praktischen Paket zusammenfassen, sowohl für belgische Quellenwerke als auch für ein umfangreiches ausländisches Repertoire.
Die beiden Erklärungs- und Lizenzierungsoptionen von Reprobel
OPTION 1 – DIE KOMBINIERTE LIZENZ (DIGITAL + PAPIER)
Mehr als 80.000 belgische Unternehmen haben sich bereits für die „kombinierte Lizenz“ von Reprobel entschieden. In einem praktischen Paket regelt diese umfassende Lizenz die meisten Formen der digitalen Vervielfältigung/Kommunikation/Präsentation sowie Ihre Papierreproduktionen (Fotokopien und Ausdrucke) von urheberrechtlich geschützten unternehmensexternen Texten und Bildern. All you can eat – Sie müssen also nicht mehr jede einzelne Nutzung innerhalb der Lizenzgrenzen und des Reprobel-Repertoires einzeln mit dem/den Rechtsinhaber(n) vereinbaren, sondern Sie zahlen eine Jahresgebühr für alle Nutzungen innerhalb der Lizenzgrenzen zusammen. Die Lizenz gilt nicht nur für belgische, sondern auch für ausländische Quellenwerke – das Repertoire von REPROBEL ist nahezu weltweit.
Kurz gesagt, die kombinierte Lizenz deckt digitale Kopien oder Übernahmen aus dem Internet, interne digitale Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens oder Ihrer Institution, externe 1-an-1 oder 1-an-wenige digitale Kommunikation (z.B. mit Ihrem Rechtsbeistand oder Buchhalter), Ausdrucke, Scans, interne digitale Präsentationen, digitale Archivierung und Fotokopien von urheberrechtlich geschützten Texten und Bildern (oder Teilen davon) aus dem in- und ausländischen Repertoire von Reprobel. Lediglich die Veröffentlichung auf einer öffentlichen Website oder in sozialen Medien und 1-an-viele externe Kommunikation wie Newsletter und Werbekampagnen fallen nicht unter die Lizenz. Die kombinierte Lizenz deckt auch nicht ab, wenn eine Einzellizenz für eine bestimmte Nutzung auf dem Markt verfügbar ist (z. B. für Datenbanken, E-Books oder die strukturelle Nutzung von Presseartikeln). Wenn eine Einzellizenz verfügbar ist, sollten Sie diese direkt und zusätzlich mit dem Rechtsinhaber oder seiner Verwaltungsgesellschaft vereinbaren.
Die Gebühren für die kombinierte Lizenz sind auf Ihre Branche (Nacebel) und auf Ihre Unternehmensgröße zugeschnitten. Ein Selbständiger ohne Personal zahlt (für das Referenzjahr 2022) jährlich höchstens 45 EUR ohne MwSt., Unternehmen mit weniger als 5 Vollzeitäquivalenten (VZÄ) zahlen höchstens 85 EUR ohne MwSt. (für Urheberrechte gilt immer der ermäßigte MwSt.-Satz von 6 %). Größere Unternehmen zahlen eine feste Jahresgebühr pro relevantem Arbeitnehmer (Angestellte) in VZÄ, mit drei Tarifkategorien je nach Sektor (Grundverwaltungsgebühr von 25 EUR + 12 EUR, 17 EUR bzw. 25 EUR pro relevantem VZÄ, ohne MwSt., für das Referenzjahr 2022). Für den öffentlichen Sektor gilt ein gesonderter Satz pro relevantem VZÄ. Reprobel hat mit der kombinierten Lizenz mehr als 50 Branchenvereinbarungen in fast allen Sektoren abgeschlossen. Unsere Branchenvereinbarungen finden Sie unten auf der Startseite dieser Website. Wenn Sie Mitglied einer Branchenorganisation sind, die einen Reprobel-Promo-Code hat, erhalten Sie auf unserem Portal einen Rabatt auf die Lizenzgebühr.
OPTION 2 – DIE REPROGRAPHIE-ERKLÄRUNG (NUR PAPIERREPRODUKTIONEN)
Auf dem Portal von Reprobel können Sie sich auch für eine eingeschränktere „Reprographie-Erklärung“ entscheiden (Artikel XI.235-239 und XI.318/1-6 des belgischen Wirtschaftsgesetzbuchs und den beiden Königlichen Erlassen (KBs) vom 5. März 2017 über die Reprographie-Vergütung für Autoren und die entsprechende Verlagsvergütung). Für Fotokopien gibt es eine gesetzliche Ausnahme von der Regel, dass Sie für die Nutzung geschützter Werke eine Lizenz benötigen. Als Unternehmen oder Institution dürfen Sie daher Fotokopien von geschützten Werken ohne die Erlaubnis des Rechtsinhabers anfertigen. Im Gegenzug besteht eine gesetzliche Melde- und Vergütungspflicht gegenüber Reprobel als zentrale Verwaltungsgesellschaft. Diese Sonderregelung für Fotokopien ist jedoch die einzige Ausnahme vom Urheberrecht für Unternehmen. Alle anderen (digitalen) Formen der Vervielfältigung, Kommunikation, Verbreitung und Präsentation geschützter Werke unterliegen der allgemeinen Lizenzpflicht gemäß Artikel XI.165 des belgischen Wirtschaftsgesetzbuchs.
Mit einer Reprographie-Erklärung zahlen Sie eine Seitenpauschale für Fotokopien geschützter Werke von 0,0554 EUR zzgl. Mehrwertsteuer (6 % MwSt). Als kleineres Unternehmen können Sie sich auch für eine „standardisierte Erklärung“ für Fotokopien zu einer jährlichen Festgebühr pro VZÄ entscheiden: 8, 12 oder 20 EUR zzgl. MwSt. pro Referenzjahr, je nach Tarifkategorie. (Die Tarife pro relevantem VZÄ für die kombinierte Lizenz beruhen übrigens auf diesem Ministerialerlass, mit einem begrenzten Aufschlag für die digitale Nutzung.) Für Ausdrucke geschützter Werke können Sie zusätzlich einen festen Seitentarif von 0,066 EUR zzgl. MwSt vereinbaren. Bei Pressespiegeln auf Papier wird immer eine zusätzliche Gebühr pro Seite erhoben. Wenn Sie geschützte Werke nicht auf Papier vervielfältigen, können Sie dafür eine „Null-Erklärung“ abgeben.
Allerdings ist Vorsicht geboten. Denn mit einer Reprographie-Erklärung erhalten Sie keine zusätzliche digitale Lizenzabdeckung über Reprobel für die Nutzung geschützter Werke, während die digitale Vervielfältigung und Kommunikation in Unternehmen und Institutionen heute gängige Praxis ist. Bei der digitalen Nutzung von extern geschützten Texten und Bildern kann die kombinierte Lizenz für Ihr Unternehmen oder Ihre Institution sinnvoll sein. Nachstehend können Sie lesen, unter welchen Bedingungen Sie eine gültige Reprographie-Erklärung abgeben können. Überlegen Sie sich Ihre Wahl sorgfältig.
Wann sind Sie urheberrechtskonform?
DIGITALE NUTZUNG GESCHÜTZTER WERKE – Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Institution externe, urheberrechtlich geschützte Texte und Bilder digital kopiert, einscannt, übermittelt, verbreitet, teilt, übernimmt oder zeigt, und wenn Sie zu diesem Zweck die kombinierte Lizenz von Reprobel abgeschlossen haben und/oder wenn Sie Handlungen vornehmen, die nicht von dieser Lizenz abgedeckt sind (z. B. Veröffentlichung auf einer öffentlichen Website oder in sozialen Medien, externe 1-an-viele-Kommunikation wie digitale Newsletter, Handlungen, für die eine Einzellizenz angeboten wird, wie Datenbanken und strukturelle Nutzung von Presseartikeln, oder Handlungen, die nicht zum Repertoire von Reprobel gehören) zusätzlich mit dem Rechtsinhaber oder seiner Verwaltungsgesellschaft vereinbaren.
PAPIERREPRODUKTIONEN GESCHÜTZTER WERKE – Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Institution keine digitale Nutzung externer urheberrechtlich geschützter Texte und Bilder hat, aber Papierreproduktionen dieser Art von Werken angefertigt hat, sollten Sie eine Reprographie-Erklärung bei Reprobel einreichen: auf Volumenbasis für Fotokopien, Drucke und Pressespiegel auf Papier, oder standardisiert für Fotokopien. Wenn Sie auch keine Fotokopien oder Ausdrucke von extern geschützten Werken anfertigen, können Sie bei Reprobel eine „Null-Erklärung“ einreichen.
Allerdings sollten Sie die Verwendung von extern geschützten Texten und Bildern für sich und alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens oder Ihrer Einrichtung sorgfältig und im Voraus prüfen. Reprobel hat das Recht, Ihre Verwendung von extern geschützten Texten und Bildern in seinem Repertoire zu überwachen: Für die digitale Nutzung (einschließlich Ausdrucke) auf der Grundlage der Artikel XI.261 und XI.263 des belgischen Wirtschaftsgesetzbuchs und für Fotokopien auf der Grundlage der gesetzlichen Kontrollbefugnisse, die in den beiden Königlichen Erlassen zur Reprographie vom 5. März 2017 vorgesehen sind.
Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Einrichtung in den Anwendungsbereich der Reprographie-Verordnung fällt, müssen Sie eine rechtzeitige und korrekte jährliche Erklärung an Reprobel abgeben. Verspätete oder eindeutig fehlerhafte Erklärungen im Rahmen dieser Regelung werden gesetzlich geahndet. Bei festgestellten digitalen Urheberrechtsverstößen beträgt die Strafe in der Regel ein Vielfaches der normalen Lizenzgebühr. In erster Linie sind es die Rechtsinhaber selbst (die Autoren oder Verlage, deren Werke Sie unerlaubt verwendet haben), die Sie wegen der Verletzung ihrer Urheberrechte verklagen können, aber auch Reprobel ist dazu verpflichtet, dies zu tun.